Оформление и нумерация записей во вкладыше в трудовой книжке

Сведения о трудоустройствах и увольнениях граждан вносятся в трудовую книжку. Количество листов в этом документе ограничено, при их окончании не требуется получать новую книжку, достаточно вшить вкладыш. Существует несколько правил, как оформить вкладыш в трудовую книжку.

Больше информации о форме выписки из трудовой книжки тут.

Вкладыш – это документ, соответствующий ряду критериев:

  • Параметры (по законодательному стандарту) – 8,8х12,5 см;
  • Материал – картон;
  • Содержание – 46 страниц, в точности повторяющих структуру и расположение граф трудовой книжки.

Особенностью вкладыша является наличие элементов защиты. Одним из них является уникальный идентификационный номер, расположенный в верхнем правом углу каждого листа. Он подлежит регистрации в трудовой книжке сотрудника, поэтому она неразрывно связана с вкладышем.

Во избежание ошибок, нужно сначала завести вкладыш, и только потом внести соответствующую отметку в штампе на трудовой книжке. Ведь в случае неправильного заполнения испорченный вкладыш подлежит уничтожению, а в трудовой книжке останутся его номер и серия. При этом придется ставить новый штамп, места для которого на титульном листе книжки не так уж много.

Пошаговая инструкция оформления

Оформлением вкладыша, как и основной трудовой книжки, занимается уполномоченный на это сотрудник. В крупной организации это начальник отдела кадров, в небольшой – главный бухгалтер или руководитель организации.

Некоторые факты
Важно: действующими Правилами точно не установлено, куда нужно ставить штамп о выдаче вкладыша, можно ли сделать эту отметку вручную, и куда подшивать сам вкладыш. Исходя из сложившейся практики, в том числе судебной:
1) штамп о выдаче вкладыша лучше проставить так, чтобы он не вытеснял другие записи, но был читаем; 2) вручную отметку сделать можно, но желательнее использовать штамп; 3) подшивают вкладыш, как правило, в конце книжки, перед обложкой, хотя логичнее это сделать перед разделом «Сведения о награждениях», а удобнее в середине на самой прошивке вкладыша.

Рассмотрим, что должен сделать сотрудник кадровой службы при оформлении вкладыша:

  • шаг 1 – получить документ в бухгалтерии или приобрести его в специальном магазине;
  • шаг 2 – зарегистрировать вкладыш в специальной учетной книге (реестре) движения трудовых книжек и вложений к ним;
  • шаг 3 – вшить вкладыш в основную трудовую книжку;
  • шаг 4 – в полностью заполненную трудовую поставить оттиск штампа «Выдан вкладыш» и вписать его номер. Выбор места для данного штампа законодательно не регламентируется. Оптимальный вариант – поставить его на титульном листе трудовой книжки в правом верхнем углу;
  • шаг 5 – заполнить титульный лист вкладыша и поставить на нем печать организации. Следует учесть, что все данные о владельце документа в трудовой и во вкладыше должны быть идентичными, иначе документ не будет являться действительным;
  • шаг 6 – занесение необходимых сведений во вкладыш трудовой. Стоит отметить, что во вкладыше в трудовую книжку нумерация продолжается. Пример: последняя запись в трудовой была за номером 55, следовательно, первая запись во вкладыше будет за номером 56.

Для минимизации действий в случае допущения ошибки при заполнении бланка документа, целесообразно шаги 5 и 6 выполнить после шага 2.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку смотрите в видео

Заполнение бланка вкладыша

Вкладыш заполняет работодатель либо работник, у которого закончилась трудовая книжка. При его заполнении важно учитывать ряд моментов:

  1. На титульном листе указывается фактическая дата заполнения вкладыша, но не оформления трудовой книжки.
  2. Вносятся только та информация о работниках, которая является действительной на данный момент (это касается уровня образования, имени и т.д.).
  3. После того, как на титульном листе будут сделаны соответствующие записи, уполномоченный сотрудник расписывается и ставит печать работодателя.

Количество вкладышей не ограничивается на законодательном уровне, поэтому их может быть любое число. Главное условие – они должны использоваться по необходимости.

Необходимость использования вкладыша

Если все графы трудовой книжки заполнены, и места для внесения новых пометок не осталось, запрещается:

  1. Зачеркивать информацию о награждениях или поощрениях лица, вносить кроме этих сведений данные о работе.
  2. Вклеивать новые листы от бланков трудовых книжек и использовать их в качестве продолжения документа.
  3. Оформлять новую трудовую книжку.
Внимание! Внесение информации осуществляется в таком же порядке, что и при заполнении трудовой книжки.

Как только свободное место для записей закончится, потребуется оформление вкладыша в трудовую книжку. В соответствии с законодательством он является единственным возможным продолжением документа (Постановление Правительства №225 от 2003 г.).

Покупка вкладыша

Любопытная информация
В случае утери или порчи работником трудовой книжки (вместе с вкладышем) расходы на выдачу вкладыша, дубликата несет сам сотрудник. Если же документ оказался утрачен в тот момент, когда он находился на хранении у работодателя, или испорчен работодателем, работник расходов не несет.

Законодательство устанавливает, что именно работодатель является тем лицом, кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку. Такие бланки хранятся в отделе кадров или бухгалтерии. Если предприятие небольшое, и названные отделы не работают, то хранение бланков осуществляется уполномоченным на этом лицом (чаще всего – кадровиком).

Оформить вкладыш в трудовую книжку лично в 2019 году обязаны индивидуальные предприниматели. Они самостоятельно покупают бланки, причем продажа вкладышей происходит специализированными организациями, что защищает их распространение среди посторонних лиц.

Чтобы работодатель смог получить бланки, ему потребуется заключить соглашение об их поставке. Эта процедура не доверяется работникам, поскольку необходимо контактировать с организациями, обладающими лицензиями на продажу полиграфической продукции.

Можно ли иметь две трудовые книжки узнайте по ссылке https://otdelkadrov.online/4986-mozhno-li-imet-dve-trudovye-knizhki-neobhodimost-otvetstvennost-soglasno-zakonodatelstvu

Непосредственно работодатель может предоставлять вкладыши работнику:

  1. На безвозмездной основе.
  2. На возмездной основе – цена вкладыша в трудовую книжку при этом уплачивается работником, но она не может быть завышена.

Если бланки оплачиваются сотрудником, то средства взимаются, либо наличными, либо путем вычета из зарплаты.

Уже заполненный вкладыш подшивается в трудовую книжку. У некоторых работников таких дополнений может быть несколько. Все они должны быть подшиты в порядке заведения под обложкой трудовой книжки и отражены в отметках на ее титульном листе.

Нюансы оформления вкладыша

Вкладыш в трудовую книжку может быть получен только уполномоченным лицом под его роспись. Если предприятие взимает стоимость бланков с работников, то ими составляется соответствующее заявление.

Действующими нормами не устанавливается место, где требуется ставить штамп, куда подшить вкладыш и т.д. Однако получить ответы на эти вопросы можно с учетом сложившейся практики:

  1. Штамп «Выдан вкладыш», рекомендуется ставить в том месте, где он не затрагивает остальные пометки и легко читается.
  2. Отметку можно составить от руки, но рекомендуется применять в этих целях штамп.
  3. Бланки подшиваются в конце трудовой книжки, перед обложкой, несмотря на то, что удобно это делать в середине документа, где проходит прошивка.

В обязательном порядке на титульном листе вкладыша указываются реквизиты (помимо штампа). К ним относится номер бланка, дата его выдачи и серия.

Способы крепления вкладыша

Вкладыш – неотъемлемая часть трудовой, поэтому он должен быть вшит в данный документ. Законодательство не регламентирует четких правил по способу крепления вложения в документ. На практике чаще всего скрепление производят путем вшивания вкладыша в трудовую крепкими нитями толстой иглой между последней страницей и обложкой.

Рассмотрим немного подробней, как прошить вкладыш в трудовую книжку:

  • нужно развернуть вкладыш посередине и проколоть отверстия для нескольких стежков. Как правило, достаточно трех-четырех дырочек;
  • вдеть толстую крепкую нить в иглу с большим ушком и пришить вкладыш по проделанным отверстиям к обложке трудовой;
  • в завершении необходимо тщательно закрепить нить, чтобы она впоследствии не развязалась.
Категорически запрещается:

  • вместо оформления вкладыша в трудовую книжку использовать новый бланк трудовой;
  • подшивать или приклеивать в трудовую книжку чистые листы;
  • вычеркивать в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

Исправление ошибок во вкладыше

Исправление ошибок во вкладыше методом зачеркивания, как и в основной трудовой, не допускается. Исключение составляет корректировка сведений на титульном листе при изменении личных данных, например, при смене фамилии. Данный случай предполагает зачеркивание неактуальных сведений и вписывание новых. Стоит обратить особое внимание, что корректировка титульного листа вкладыша производится в точном соответствии с корректировкой заглавной страницы основной трудовой.

О том, как вести книгу учета движения трудовых книжек подробно в статье https://otdelkadrov.online/5081-pravila-oformleniya-obrazets-knigi-ucheta-dvizheniya-trudovyh-knizhek

Если же допущена ошибка при начальном заполнении вкладыша, то порядок исправления допущенного промаха выглядит следующим образом:

  • сотрудник отдела кадров должен вынуть и уничтожить вшитый вкладыш и составить об этом специальный акт;
  • сделать запись в основной трудовой, что оттиск штампа «Выдан вкладыш» с реквизитами вкладыша является недействительным;
  • внести в журнал движения трудовых книжек запись о недействительности ранее сделанной записи.

Затем лицо, ответственное за оформление трудовых, должно оформить и вшить новый вкладыш.

Задавайте вопросы в комментариях к статье и получите ответ эксперта

Ксения Ивановна

Здравствуйте! Проконсультируйте, пожалуйста, как правильно внести исправление (корректировку) в трудовую книжку: в период работы в организации Х сделана запись об увольнении с неверной датой и причиной увольнения, неверно указана дата приказа об увольнении, печатью запись завершена. Затем, без написания названия организации Х вносят запись (следующую по порядку, но дата более ранняя, соответствует правильной дате увольнения ) о недействительности предыдущей записи, делают запись об увольнении, указывают правильную причину и статью ТК РФ, но забывают повторить правильную дату увольнения. Запись завершена печатью и подписями. Затем работник работает в организации У. А через некоторое время снова принимается в организацию Х. Вносится новая запись о приеме на работу. И вот только теперь обращается внимание на не совсем правильное оформление записей в предыдущий период работы. Подскажите, как правильнее внести необходимые записи?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

В п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек указан порядок внесения изменений в трудовую книжку. При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна , уволен (указывается новая формулировка)» ;.

Порядок признания записи недействительно й следующий:
в графе 1 ставится порядковый номер, следующий за номером последней записи;
в графе 2 указывается текущая дата (дата внесения исправления);
в графе 3 указывается: «Запись №__ недействительна «. На следующей строке в графе 3 (без указания номера записи и даты) производится правильная запись;
в графе 4 указывается номер приказа, на основании которого внесена исправляемая запись в трудовую книжку (номер такого приказа следует указывать в той же строке, в которой стоит номер и дата записи «Запись №__ недействительна «).
Таким образом, исправление необходимо внести, даже если в трудовой книжке (вкладыше) уже есть запись о приеме на новую работу.

Исправление вносится текущей датой. Если на новом месте работы уже оформлен вкладыш в трудовую книжку, исправления следует вносить в него.

Отметим, что такое исправление может внести ваша организация (бывший работодатель), а также работодатель по новому месту работы.

Для этого вам следует оформить официальное письмо на имя нового работодателя с просьбой внести в трудовую книжку (вкладыш) работника соответствующие исправления (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Полина Георгиевна

Добрый день. Была сделана запись о приеме сотрудника в разделе «Сведения о награждениях». Как правильно сделать запись о том, что она неверна и продолжить записи во вкладыше?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Добрый день. В разделе «Сведения о награждении», под следующим порядковым номером, внесите запись о том, что запись неверная. Далее, во вкладыше внесите корректную запись.

Ирина (Орел)

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, будет ли действителен вкладыш в трудовую книжку, если он без обложки?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Добрый день, вкладыш в трудовой книге без обложки будет действителен, в частности это норма если это вкладыш советского образца. В случае если это не советского образца вкладыш вы можете запросить выдать вам новый вкладыш в трудовой книжке с обложкой во избежания каких-либо вопросов со стороны вашего потенциального работодателя.

Главное чтобы у вас была трудовая книжка всегда вместе с вкладышем, потому как вкладыш без трудовой книжки не действителен.

Диана Зиновьева

Сведения о принятии на работу внесены в раздел о награждениях по следующему порядковому номеру 34, какой номер после запись недействительна ставить во вкладыше?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Нужно внести, что Запись за N 34 недействительна и строчкой ниже делается правильная запись № 35 со всеми правильными реквизитами.

Scroll to Top