Ситуации, в которых работодатель вправе удержать отпускные

Иногда при денежных расчетах с работниками возникают ситуации, когда необходимо произвести удержание каких-либо сумм с отпускных выплат. Государство в таких случаях защищает интересы работодателя. Рассмотрим детально, как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении, взыскания по исполнительному листу и т. д.

Основания для проведения удержаний с отпускных

Оснований для удержания денежных средств из отпускных может быть несколько:

• выполнение судебного решения по исполнительному листу;
• неверно произведенное начисление отпускных;
• отзыв работника из отпуска;
• увольнение при имеющемся неотработанном периоде в использованном отпуске.

Далее расскажем о перечисленных основаниях немного подробней.

Удержания по исполнительному листу с отпускных

Исполнительный лист – документ, являющийся основанием для удержания денежных средств с любого вида дохода. Отпускные выплаты – это тоже доход гражданина, с них осуществляются налоговые отчисления. Следовательно, с отпускных начислений должны производиться и удержания по исполнительному листу. Более детально о том, как производятся удержания алиментов с отпускных, можно прочитать на нашем интернет-ресурсе в этой статье https://otdelkadrov.online/7018-poryadok-uderzhaniya-alimentov-s-otpusknyh-soglasno-zakonam-rf

Удержание излишне выплаченных отпускных

Подобная ситуация возможна при ошибке бухгалтерского работника в ходе проведения начислений, а также в результате некорректных сведений о заработной плате работника и о его отпускном стаже.

Подобная ситуация возможна как при актуальном трудовом договоре, так и при его прекращении, т. е. увольнении. Данные варианты немного различаются: если при увольнении удержание излишне выплаченных отпускных возможно при окончательном расчете с работником, то при действующем трудовом договоре удержание производится с согласия гражданина.

Удержание отпускных при отзыве из отпуска

Работодатель вправе отозвать работника из отпуска только при его согласии (ст. 125 ТК РФ), иной вариант не допустим. Ситуация отзыва из отпуска предполагает выплату заработной платы за фактически отработанное время. Следовательно, часть отпускных денежных средств станет излишне выплаченной, ведь отпуск завершен раньше, чем закончился оплаченный отпускной период. Особенностью удержания излишне выплаченных сумм в данном случае является добровольность этого акта со стороны работника.

Удержание денег работодателем является неправомерной и противоречит трудовому законодательству. Работник может лишь сам на добровольной основе внести эти деньги в кассу предприятия или же дать письменное согласие на зачет данных денежных средств в качестве аванса своей будущей зарплаты.

Удержание средств за неотработанные дни

Данная причина удержания денежных средств – одна из самых распространенных. Излишние начисления за неотработанные дни могут произойти в целом ряде случаев. Более подробно об этом мы расскажем далее. Наиболее часто встречающейся причиной является авансовое начисление отпускных.

Небольшой пример: согласно ст. 122 ТК РФ, право на отпуск в первый год после трудоустройства наступает через 6 месяцев работы на данном предприятии. Работникам, которые решают воспользоваться этим правом, не отработав при этом календарного года (с учетом 28 дней отпуска, положенных по закону), производится начисление отпускных, исходя из годичного периода, а не фактически отработанных месяцев. Следовательно, выплачиваемые отпускные денежные средства являются частично авансовыми. Если же в период, оставшийся до окончания расчетного периода (12 месяцев со дня трудоустройства), работник захочет уволиться, то в этом случае с него необходимо будет удержать денежную сумму за неотработанные отпускные дни, оплаченные авансом. Подробнее о ситуации, если работник отгулял отпуск авансом и увольняется — можно прочитать на нашем сайте здесь

Ситуации, при которых нельзя проводить удержание с отпускных

Трудовое законодательство в равной мере охраняет интересы как работодателя, так и работника. Именно поэтому в ТК РФ прописан ряд ситуаций, при которых удержания с отпускных проводить запрещено.
Приведем полный перечень данных вариантов с указанием регламентирующих статей ТК РФ:

• сокращение штатов в организации – ст. 81, ч. 1;
• ликвидация предприятия – ст. 81, ч. 1;
• отказ работника на перевод на иное рабочее место по состоянию здоровья – ст. 77, ч. 1;
• восстановление сотрудника на месте работы по решению суда или трудовой инспекции – ст. 83, ч. 1;
• служба по призыву в ряды Вооруженных Сил РФ – ст. 83, ч.1;
• признание работника не годным к работе по состоянию здоровья – ст. 83, ч. 1;
• смерть сотрудника – ст. 83, ч. 1;
• прекращение деятельности предприятия из-за форс-мажорных обстоятельств – ст. 83, ч. 1:
  1. военных действий,
  2. террористических актов,
  3. природных или техногенных катастроф.

Показания для удержания денежных средств с отпускных

Согласно ст. 137 ТК РФ, работодатель имеет право удерживать средства из отпускных начислений в следующих случаях:

• при счетной ошибке сотрудников бухгалтерии;
• при авансовом начислении отпускных в случае последующего увольнения работника;
• в случае неоднократных нарушений работником норм и правил трудового процесса;
• при доказанном факте мошенничества сотрудника, вследствие которого произошло излишнее начисление отпускных выплат.

Алгоритм процедуры удержания

Для соблюдения законности проводимого удержания излишне выплаченных отпускных начислений, работники бухгалтерии или работодатель должны придерживаться определенного порядка и знать, как удержать отпускные при увольнении. Следует учитывать, что удержание возможно совершить только до конца года, в котором были сделаны излишние отпускные начисления (ст. 137 ТК РФ). Основанием для проведения удержания должен стать приказ по предприятию, с которым под роспись должен быть ознакомлен работник.

• Этап 1 – расчет количества неотработанных отпускных дней. Это можно сделать по следующей формуле:
  X = X2 – (X1 : 12 х N), где:
  — X – количество неотработанных дней;
  — X2 – количество дней фактически использованного отпуска;
  — X1 – продолжительность отпуска в днях. Стандартный равен 28 дням, при увеличенном отпуске данный показатель будет иным;
  — N – число отработанных месяцев;
  — 12 – количество месяцев в году.

  Округление получившегося значения производится в пользу работника. Также при проведении расчета необходимо учесть, что если работник уволился, отработав менее 15 дней последнего календарного месяца, то этот период не учитывается при расчете. Если же уволенный отработал больше 15 дней, то месяц считается как полностью отработанный (ст. 423 ТК РФ).

  

• Этап 2 – определение денежной суммы, приходящейся на неотработанные дни отпуска. Для этого существует формула:
  Y = X х Z, где:
  — Y – сумма начислений за неотработанное время для начисления отпускных, т. е. излишне начисленная сумма;
  — X – количество неотработанных дней;
  — Z – среднедневной заработок из расчета 8 отпускных дней предыдущего и 7 дней предпоследнего отпуска.

  Согласно ст. 138 ТК РФ, с работника можно удержать сумму, не превышающую 20 % от его дохода. Существуют исключения, но и в этих случаях сумма удержания не может быть больше 50 %.

• Этап 3 – проведение корректировки излишне уплаченного налога на доходы физических лиц (НДФЛ) и прочих налогов, исчисляющихся с базы заработной платы. Это связано с тем, что при уменьшении размера отпускных уменьшается и налогооблагаемая база.

  Излишне удержанный НДФЛ считается по следующей формуле:
  A = Y х 13 %, где:
  — A – переплаченный НДФЛ;
  — Y – излишне начисленная сумма отпускных;
  — 13 % — подоходный налог. Если гражданин не является резидентом РФ, то налог равен 30%.

  По заявлению работника в бухгалтерию о возврате излишне удержанного НДФЛ, бухгалтерия учитывает эту сумму в окончательном расчете при увольнении.

• Этап 4 – корректировка проводок в бухгалтерской базе на основании произведенного удержания, как внереализационных доходов. Это осуществляется в случае внесения денег работником в кассу организации.

Действия работодателя в случае отказа работника возвратить деньги

Ст. 137 ТК РФ предусматривает, что при доказанной необходимости возврата денежных средств, работник должен добровольно внести их в кассу организации. Если же гражданин не желает отдавать излишне начисленные отпускные, то дальнейшие действия зависят от работодателя.

Работодатель вправе:

• решить проблему мирным путем с помощью доказательной базы законодательства;
• простить работнику долг. При этом необходимо оформление специального документа о согласии сторон и корректировка налога на прибыль;
• обратиться за урегулированием проблемы в судебные органы (ст. 382, 383 ТК РФ).

При увольнении все удержания должны производиться в ходе окончательных расчетов с работником.