Основные правила и образец заполнения трудовой книжки в 2018 году

Трудовая книжка сохраняет в себе всю информацию о трудовой деятельности работника и используется для определения длительности его стажа. Действующие в настоящее время формы трудовой книжки и вкладыша установлены в Пост. № 225 от 16 апреля 2003 г. Как правильно заполнить трудовую книжку, указано в Пост. № 69 от 10 октября 2003 г. Данные постановления содержат расхождения по некоторым вопросам, что требует обращения к Трудовому Кодексу и еще более затрудняет оформление трудовой книжки.

О том, куда клеить голограмму в трудовой книжке читайте в этой статье https://otdelkadrov.online/4905-gde-v-trudovoi-knizhke-kleitsya-gologramma-ee-obrazets-naznachenie

Это особенно верно в отношении частных предпринимателей, вынужденных брать на себя обязанность по ведению кадрового учета. Малейшее отклонение от стандартов заполнения трудовой книжки ведет к недействительности внесенных сведений, как и различные ошибки, допущенные в самих записях. Для устранения последствий в соответствующие графы вносятся исправления строго по установленному образцу. В исключительных случаях работнику выдается дубликат.

Когда открывается

Каждая трудовая книжка имеет собственный номер, выдается работнику на всю жизнь и не подлежит замене за исключением некоторых случаев. Если у недавно принятого на работу сотрудника этот документ отсутствует, необходимо открыть ему новый. В случае если таковой был, но по каким-либо причинам не может быть предоставлен, данная информация отражается в акте, который заверяется подписями: лица, выдающего новую трудовую книжку, работника и свидетеля.

Документ заводится на сотрудника, проработавшего в компании не менее шести дней, и должен быть оформлен в течение недели со дня его трудоустройства. Данная процедура производится в присутствии работника, из чьей заработной платы впоследствии удерживается стоимость бланка.

Трудовая книжка, образец заполнения при приеме на работу:

Как заполнять

Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего — работником отдела кадров. В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы. При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.

Подробно как оформить трудовую книжку впервые узнайте здесь.

Выписка из трудовой книжки — образец заполнения:

Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью. Правильный формат заполнения даты: 05.03.2018. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей. Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.

Читаем можно ли иметь две трудовые книжки одновременно по ссылке https://otdelkadrov.online/4986-mozhno-li-imet-dve-trudovye-knizhki-neobhodimost-otvetstvennost-soglasno-zakonodatelstvu.

Документы

Для заполнения трудовой книжки требуются:

  • паспорт сотрудника (или другой документ, удостоверяющий личность);
  • диплом об образовании;
  • журнал учета трудовых книжек;
  • свидетельство ИП или Устав организации;
  • гербовая печать.

Подробно как заполнить титульный лист трудовой книжки смотрите в ролике

Содержание

Трудовая книжка разделена на три части:

  1. Титульный лист, содержащий сведения о владельце документа.
  2. Сведения о работе, включающие в себя наименование предприятий, на которых осуществлялась трудовая деятельность и длительность таковой.
  3. Раздел о награждениях.
Учтите, что правила заполнения трудовых книжек обязывают вносить коррективы в случае возможного изменения:

  • названия компании (вкл. правовую форму);
  • типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).

Титульный лист

На первой странице трудовой книжки нужно указать всю информацию о работнике, руководствуясь предоставленными им документами. Она должна содержать:

  • Ф И О владельца;
  • дату рождения (в числовом выражении);
  • уровень образования (среднее, среднее специальное, высшее);
  • наименование профессии, указанной в дипломе;
  • дату открытия трудовой книжки;
  • подпись сотрудника;
  • подпись лица, заполнявшего документ;
  • гербовую печать организации.

Титульный лист трудовой книжки, образец заполнения 2018:

Сведения о работе

Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:

  1. Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
  2. Дату приема на работу и других событий.
  3. Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения. Помимо факта принятия на работу, здесь фиксируются также случаи перевода на другую должность и увольнения. Сведения об этом должны быть внесены в графу в течение 7 дней со дня выхода приказа, за исключением записи об увольнении, которая составляется непосредственно в день его совершения.
  4. Документальное подтверждение записи — наименование приказа, дата его выпуска и номер (именно в этом порядке).

Подробно как делать записи о работе в трудовой книжке смотрите в видео

Дополнительные сведения

Раздел, содержащий сведения о работе, может включать в себя и дополнительную информацию:

  1. По желанию работника в него вносятся сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании документов, предоставленных другим предприятием, на котором работник устроен на совмещенную должность. При этом используются те же принципы заполнения графы, что и при внесении сведений об основной работе. Трудовая книжка должна храниться у служащего отдела кадров по месту основной работы, который единственный вправе вносить в нее какую-либо информацию.
  2. Приобретение второй профессии, получение разряда, повышение квалификации также отражаются в данном разделе.
  3. Если имеет место переименование предприятия, делается соответствующая запись с указанием документа, послужившего основанием для этого. Данная информация сможет объяснить расхождение в печатях, поставленных при трудоустройстве и увольнении сотрудника. Те же действия выполняются при переименовании должности.
  4. В случае реорганизации предприятия в разделе отмечается увольнение работника с последующим его приемом в новую компанию.

Образец заполнения трудовой книжки при ликвидации ООО:

Примеры

А. С. Копачева поступила на должность юрисконсульта в ОАО «Авелан» 27 февраля 2016 г. 12 августа 2016 г. она была переведена на должность старшего юрисконсульта. Данный факт был отражен в разделе «Сведения о работе».

№ записи Дата: Число Месяц Год Сведения о приеме на работу,.. Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
1 2 3 4
Открытое акционерное общество «Авелан»
4 27 02 2016 Принята на работу на должность юрисконсульта Приказ № 7/К от 27.02.2016 г.
12 08 2016 Переведена на должность старшего юрисконсульта Приказ № 16/К от 12.08.2016 г.

При увольнении работника в графе № 3 нужно указать нормативный акт ТК, согласно которому была применена эта мера. Запись должна быть подтверждена печатью компании или отдела кадров и подписью лица, заполнявшего трудовую книжку. Сотрудник также должен расписаться в этой графе, подтверждая тем самым свое согласие с внесенными за время работы записями.

А. М. Шолохов выполнял обязанности продавца в ЗАО «Континент». 6 марта 2017 г. он был уволен за невыход на работу без уважительной причины. Приказ об увольнении был подписан в этот же день.

№ записи Дата: Число Месяц Год Сведения о приеме на работу,.. Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
1 2 3 4
4 06 03 2017 Уволен по причине прогула
(подпункт «а» пункта 6 статьи 81 Трудового кодекса РФ)
Начальник отдела кадров ЗАО «Континент»: Марифов (Марифов)
Ознакомлен: Шолохов (Шолохов)
Приказ № 32 от 06.03.2017 г.

Награждения

Данный раздел содержит информацию о присвоенных работнику званиях, врученных ему дипломах, грамотах и других наградах, предусмотренных внутренними нормативными актами компании и законодательством. К таковым нельзя отнести благодарность руководства, выраженную в устной форме, а также регулярно выплачиваемые денежные премии, входящие в систему начисления заработной платы. Что и объясняет полное отсутствие сведений в этом разделе, встречающееся в трудовых книжках большинства работников. Причем различные грамоты и дипломы, выдаваемые работнику без выпуска соответствующего приказа, также являются лишь номинальным выражением благодарности, не отражаемым ни в трудовой книжке, ни в личном деле.

Заполнение трудовой книжки 2018, образец:

Оформление вкладыша

Если все свободные места в трудовой книжке были израсходованы и новые записи вносить некуда, открывается вкладыш. Обычно его вшивают в конец документа, так как конкретные указания об этом в инструкции по заполнению трудовых книжек отсутствуют. На титульном листе (или обложке) основной книжки ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

Про выписку из трудовой книжки рассказано здесь.

Правила ведения обоих документов идентичны, титульный лист вкладыша также подлежит заполнению. Нумерация записей продолжается после той цифры, на которой закончилось заполнение трудовой книжки. Если при заполнении вкладыша были допущены ошибки, его утилизируют в присутствии комиссии, составив акт. То же касается и забракованных или устаревших трудовых книжек.

Мы готовы ответить на возникшие вопросы — задавайте их в комментариях

Руслан Евгеньевич

Расхождение даты записи увольнения 01.04 и даты приказа 31.03 является ли ошибкой? И можно ли делать следующую запись о приеме 01.04?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Добрый день! То, что запись об увольнении у вас на день позже приказа, не является нарушением. Нельзя издавать приказ задним числом, а прописывать позже дату увольнения допустимо. Вам бы просто пришлось делать приказ на отзыв приказа об увольнении, если бы работник успел передумать. Запись о приеме на работу можете делать в тот же день.

Наталья К.

Должны ли быть сделаны записи в трудовой о дополнительных должностях? Я учитель нач. классов и дополнительно 0,5 ст. логопеда.

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Здравствуйте. Запись в трудовую о совмещение делается по желанию работника. Обратитесь в отдел кадров и вам сделают запись о совмещение.

Галина С.

Здравствуйте, запись не полностью поместится на оставшихся внизу строчках страницы ТК, можно их пропустить и начать ее на следующей странице? Или надо заполнять все строчки ТК?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

В нормативных актах трудового законодательств а указано, что в трудовой книжке не должно быть пустых строк. То есть каждая следующая запись должна вноситься в следующей строке, после предыдущей. Если принимать это в учет, то перенос подписи на новую страницу не является ошибкой. Тем более, после заверения записи работодателем, под ней свою подпись должен поставить владелец трудовой книжки. С другой стороны, некоторые кадровики оставляют пару пустых строк в конце, перенося запись на следующую страницу. Формально это считается нарушением правил ведения трудовых книжек, а на практике подобные ситуации достаточно редко могут вызывать проблемы у владельцев. Но как бы там ни было, лучше перестраховаться и делать все по закону.

Даша Ю.

Здравствуйте, что нужно написать в графе профессия, специальность, если в дипломе запись квалификации — менеджер по специальности — » Управление персоналом»?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

В графе профессия может быть указано: Будущие профессии, кадровый аудитор, начальник отдела персонала, психолог-тренер, рекрутер, специалист отдела кадрового делопроизводства. Специальность — управление персоналом.

Григорий Н.

Я открыл ИП. Могу ли завести трудовую книжку и произвести в ней записи на себя?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Индивидуальный предприниматель внести запись в трудовую книжку не имеет права, поскольку сам с собой в трудовых отношениях не состоит.

Павел Николаевич

Здравствуйте! Подскажите, при заполнении трудовой книжки штамп-название организации пропечатался нечетко — не видно название организации. Оставить, как есть или рядом от руки написать название организации? Спасибо.

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Попробуйте обратиться в эту организацию, где вам поставили штамп. Сотрудник отдела кадров должен либо сходить и поменять печать на работающую такого же вида и образца, либо попросить работника на пару ней отсрочить получения трудовой и изготовить новую печать.

Борис С.

Здравствуйте. При заполнении трудовой книжки в графе «профессия, специальность» что нужно записать — на принимаемую должность или по диплому? Спасибо

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

В трудовой книжке вы пишите профессию по диплому, а затем при приемах-увольнениях указываете непосредственную должность, на которой работал или будет работать сотрудник.

Светлана (Екатеринбург)

Здравствуйте, произошла ошибка при заполнении трудовой книжки, как быть?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Все зависит от того, какого характера ошибка. Если просто неверно внесена запись, то достаточно признать ее недействительной, сделав соответствующую запись, а следом внести корректную запись.

Степан Ф.

Добрый день! Вопрос по заполнению трудовой книжки: номер приказа о приеме на работу заполнен на одной странице, а дата на новой пустой странице. Это нормально?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Номер приказа о приеме на работу и дата заполняются на одном развороте. Это является правильно.

Егор (Саратов)

Добрый день. Работник был уволен в связи с ОШМ.Через 3 мес его принимают на новую должность в эту же организацию.В трудовой книге последней стоит запись о его увольнении согласно ст 81.п.2.ч1. Следует ли в новь прописать название организации, перед записью о его приеме на работу?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Доброго времени суток! Да, необходимо написать название организации, и запись о приеме.

Полина Р.

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, запись о каких поощрениях вносится в трудовую книжку?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Подлежат включению в трудовую книжку:
— государственные награды (в т.ч. государственные почетные звания);
— почетные грамоты, звания, другие награды от имени работодателя;
— другие виды поощрений, предусмотренные законодательств ом или внутренними актами работодателя.

Пункт 25 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 содержит указание на виды поощрений, которые в трудовой книжке указывать не следует. К их числу, например, относятся квартальные премии и прочие регулярные выплаты.

Арина

Добрый день! Я ИП, взяла по срочному договору работника на 28 дней… документы об образовании он мне не предоставлял… как ему правильно заполнить трудовую книгу (титульный лист)?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Вам необходимо или потребовать у работника документы об образовании или не заполнять данные графы, так как вы не владеете достоверной информацией.

Надежда И.

Можно в трудовой на одной странице написать название организации, а на другой запись о приеме. Это не будет нарушением?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Запись должна быть цельной и записанной на одном листе. Оставьте строчку пустой и внесите запись с нового листа.

Ирина С.

Здравствуйте! Какая запись будет верной: » принята учителем иностранного языка» или принята на должность учителя иностранного языка»?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Правильно будет Принята на должность учителя иностранного языка.

Татьяна Игоревна

Добрый день, является ли запись о приеме неверной «Принята на должность технического директора в ООО «Ромашка»?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Запись является верной, в плане формулировки, только сначала пишется организация, а далее уже «Принята на должность…».

Вера

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, впервые заполняю трудовую книжку работнику, который работает на ИП. Вопрос: как правильно заполнить «шапку» ИП Иванов В.Г….. нужно ли писать номер св-ва о регистрации или будет достаточно название ИП?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

При заполнении трудовой книжки, вы пишите Индивидуальный предприниматель фамилия, имя, отчество полностью, этого будет достаточно .

Алена Олеговна

При преобразовании одной фирмы в другую где ставятся печати при записи в трудовой книжке?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Запись о проведенной реорганизации (преобразовании), переводе на другую должность заверять печатью не надо.

Ольга Романовна

В дипломе бакалавра нет специальности, что писать в трудовой книжке? Есть только направление подготовки: педагогическое образование.

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Если у работника нет профессии (специальности) или он не предъявил соответствующий документ, данную строку нужно оставлять пустой (незаполненной).

Мария (Ростов-на-Дону)

Здравствуйте! 31.08.2017 года я уволилась из школы в должности секретаря, 01.09.2017г. была принята в эту же школу учителем. Вопрос, надо ли заново писать наименование школы или достаточно продолжить запись внизу. Спасибо!

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Наименование школы писать не нужно. Через строчку нужно будет «Переведена на должность…». Этого будет достаточно.

Яна (Оренбург)

Здравствуйте! Вносить в трудовую книжку нужно квалификацию или специальность?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Работодателю следует внести в трудовые книжки сотрудников информацию о специальности и о каждом прохождении курсов повышения квалификации (в раздел «Сведения о работе»).

Анна (Москва)

Здравствуйте! Как правильно заполнить титульный лист трудовой книжки в графе профессия, специальность, если в дипломе написано, что «освоил программу бакалавриата по направлению подготовки — Экономика?»

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

В графе профессия, специальность указываете «Экономист».

Владимир И.

К нам в организацию пришел сотрудник, трудовая книжка у него утеряна, но есть выписка о предыдущих местах работы. Я имею право при приеме к нам в организацию, оформляя новую трудовую книжку, записать ему предыдущие места работы? Спасибо.

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

В случае отсутствия трудовой книжки у лица, принимаемого на работу, можно завести новую трудовую книжку. Вносить сведения о предыдущих местах работы новый работодатель не имеет права.

Кирилл

Добрый день!
До меня в трудовой книжке ставили штамп с наименованием организации содержащий полное и сокращенное наименование, так же адрес организации, но не юр. адрес, а обособленного подразделения. Нужен ли вообще, адрес на штампе, для трудовой книжки?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Юридический адрес на штампе в трудовой является дополнительной информацией, это не является обязательным.

Алина М.

Трудовой договор заключен 2 октября 2017г., к работе приступила 2 октября 2017г, а приказ что она приступила к работе со 2 октября 2017г. написан 3 октября 2017г. Как правильно сделать запись в трудовой книжке?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Добрый день. Дату записи в трудовую книжку ставите фактическую, номер и дату приказа согласно приказа. Дату приема на работу прописываете ту, которая является фактической датой начала работы, то есть 2 октября.

Валерий (Саратов)

Доброго дня. Подскажите пожалуйста как правильно внести запись в ТК: сотрудник устроился по договору 25 августа, а с основного места работы уволился 19 сентября и представил трудовую. Как правильно внести запись?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Запись о приеме на работу должна быть сделана после официального уволения сотрудника, то есть начиная с 19 сентября и не раньше.

Елена Б.

Здравствуйте! У мужа следующая запись в трудовой книжке: штамп организации затем — запись о службе в армии — затем без штампа запись о назначении на должность. При предъявлении трудовой книжки для назначения пенсии по старости — инспектор считает, что заполнение трудовой не правильное и требует справку по этому периоду, которую сейчас получить невозможно. Прав ли инспектор и что делать? С уважением, Елена

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Инспектор имеет право сомневаться. В качестве подтверждения вы можете предоставить: трудовые договоры, выписки из приказа, ведомости на выдачу заработной платы.

Дарья Семеновна

Нужно ли нумеровать и ставить дату записи для очередного переименования организации?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

В случае изменения наименования организации следует предоставить своим сотрудникам информацию о произошедшем изменении с внесением записи в их трудовые книжки, при этом нумеровать и ставить дату не нужно.

Валерий К.

Создалось ГКУЗ путем изменения типа и и наименования существующего ГБУЗ, как быть с оставшимися сотрудниками, если в штатном нет должностей , как правильно сделать запись в тр. книжке и как правильно уволить?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Сотрудников необходимо сократить, в связи с реорганизацией предприятия. Уведомить о предстоящим сокращении нужно не позднее, чем за 2 месяца до предполагаемого увольнения (ст. 81, 178-180 Трудового кодекса РФ).

Scroll to Top