Правила и образец оформления трудовой книжки в 2023 году

Трудовая книжка – это официальный документ, содержащий информацию о трудовой деятельности гражданина. С его помощью работодатель может оценить сотрудника, принять решение о его приеме на работу и произвести официальное трудоустройство. Трудовая книжка является основанием для назначения льгот, пособий и т.д.

Содержание трудовой книжки

Выдача трудовой книжки – это одна из обязанностей работодателя. На основании изданного им приказа назначается сотрудник, уполномоченный вести их учет и хранение. В случае утери документа, ответственность будет нести кадровый специалист, отвечающий за их ведение, либо сам работодатель.

В трудовую книжку заносятся сведения:

• О работнике;
• О работе, на которую он принят;
• О переводах (внутри штата/за его пределы);
• Об увольнении (по собственному желанию/в случае неисполнения трудовых обязанностей/при сокращении численности штата);
• О поощрениях.

Важно, что правила оформления трудовой книжки 2023 года не подразумевают внесения в документ сведений о взысканиях в отношении гражданина. Исключением является взыскание в форме увольнения за неоднократное нарушение или неисполнение трудовых обязанностей.

Правила при оформлении трудовой книжки

Правила оформления трудовой книжки:

1. Нумерация. Каждая запись, вносимая в документ, должна быть пронумерована в сквозном порядке.
2. Язык. Все сведения, указываемые в трудовой книжке, вносятся на русском языке. Если работодателем является иностранный филиал (представительство), то текст должен быть продублирован на русском языке.
3. Сокращения и даты. Запрещается использовать сокращения (исключением является сокращенное наименование работодателя). Все даты записываются в установленном формате – ДД. ММ. ГГГГ.

Вся вносимая в документ информация должна быть заверена печатью работодателя, иначе она не будет признана действительной. Для внесения записей разрешается использовать чернила синего, фиолетового или черного цвета.

Подробно про оформление трудовой книжки смотрите в видео

Внесение записи в трудовую книжку

Правильное оформление трудовой книжки:

1. Титульный лист. Заполняется первым работодателем, включает следующие сведения:
   • Полные ФИО работника. Не допускается использование инициалов. В качестве образца работодателем может использоваться паспорт сотрудника, водительское удостоверение или военный билет;
   • Дату рождения;
   • Образование (на основании диплома либо аттестата);
   • Профессию, рабочую специальность;
   • Дату оформления. Писать необходимо числами, исключением является указание месяца – его можно прописать буквами;
   • Печать. Она необходимо для заверения указанных сведений.



2. Данные о трудовой деятельности гражданина. В этом разделе указывается информация о приеме его на должность, переводе на другую работу или увольнении. Страница содержит 4 графы:
   • Номер внесенной записи;
   • Дата её написания;
   • Наименование компании, занимаемая должность;
   • Реквизиты документа, являющегося основанием для записи.



3. Сведения о достижениях и полученных наградах. Указывается информация о присвоенных сотруднику званиях, получении грамот или дипломов и т.д. Важно, что они должны быть предусмотрены ТК РФ либо условиями коллективного договора. Содержание страницы:
   • Порядковый номер записи, дата её внесения;
   • Наименование работодателя, занимаемая сотрудником должность, вид его награждения;
   • Номер приказа, в соответствии с которым осуществляется поощрение, дата его составления.

Правила оформления трудовых книжек в 2023 году регламентируют порядок внесения записей о восстановлении в прежней должности, увольнении с места работы или смерти гражданина.

Если сотрудник был уволен на незаконном основании, то он имеет право обращения с исковым заявлением в суд. При обнаружении достаточных оснований иск удовлетворяется, а работодатель обязан восстановить работника на той должности, с которой он был уволен. Для этого кадровый специалист аннулирует запись об увольнении из трудовой книжке.

При расторжении трудового договора издается Приказ об увольнении работника. Его номер должен указываться в трудовой книжке, а дата издания совпадать с днем внесения соответствующей записи.

Внесение отметки об увольнении сотрудника:

• Дата расторжения договора (днем увольнения сотрудника является последний день, когда он выполняет рабочую функцию);
• Информация о причинах увольнения. Если основанием является определенная статья ТК РФ, то на неё указывается ссылка;
• Реквизиты Приказа об увольнении.

Все перечисленные сведения удостоверяются печатью организации, подписью уполномоченного сотрудника и увольняемого работника.

Если расторжение трудового договора происходит по причине смерти сотрудника, то в трудовой книжке указывается о прекращении его действия по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. Документ должен содержать дату смерти в соответствии со Свидетельство о смерти. Поле, предназначенное для подписи работника, не заполняется.

Исправление ошибок

Требования к оформлению трудовой книжки соблюдаются не всеми работодателями, поэтому нередки ситуации, когда в документ вносятся ошибочные сведения.

Порядок действий по их исправлению:

1. Указание номера записи.
2. Дата внесения информации.
3. Запись о том, что ранее внесенные сведения не являются действительными.
4. Указание достоверных данных.
5. Реквизиты документа, используемого в качестве основания для исправлений.

Зачеркивать неверно указанную информацию запрещается, необходимо сделать запись недействительной.

Оформление вкладыша

Если свободные страницы в трудовой книжке закончились, потребуется вшить в неё специальный вкладыш. Его заполнение осуществляется аналогично с оформлением трудовой книжки, никаких отличий не имеется. Особенности вшивания вкладыша не установлены законодателем. Обычно работодателем используются для этого жесткие нити. Сам вкладыш крепится в конце трудовой книжки, затем заверяются печатью и используется для внесения информации.