Правила ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с законодательством
Содержание
Трудовая книжка – это документ, содержащий информацию о трудовой деятельности и стаже работника. Она необходима для официального трудоустройства и оформляется, если сотрудник проработал на предприятии свыше 5 дней. В трудовую книжку вносятся сведения о работодателе, работнике, занимаемой им должности, наградах, переводах и увольнениях.
К работодателю, оформляющему трудовую книжку, предъявляется несколько требований. Важно, чтобы он имел форму юридического лица и выступал в качестве основного места работы гражданина.
Место хранения трудовой книжки у работодателя
Несгораемый сейф – это место, где должны храниться трудовые книжки работников. Если подобная возможность отсутствует, то работодателем должен использоваться надежный шкаф с возможностью его закрытия на ключ. В особом месте должны храниться не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, вкладыши. Они могут выдаваться уполномоченным лицом только на основании заявления. Оно составляется в произвольной форме либо в соответствии с образцом, установленным Правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии.
Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии. Отчеты содержат сведения:
- О количестве неиспользованных бланков, содержащихся на хранении у работодателя;
- О денежных средствах, выплаченных за их покупку или оформление (в т.ч. вкладышей).
Счет, включающий информацию о суммах, составляется в свободной форме с приложением чеков, квитанций или иных документов, свидетельствующих об оплате.
Сроки хранения трудовых книжек на предприятии
Срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними трудовых договоров (например, в случае их отказа от получения), составляет 50 лет. Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными. Если работник обратиться к прежнему работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки, он получит актуальный документ.
Важным моментом является хранение журнала, содержащего сведения о трудовых книжках. Если оформляется новый журнал, то прежний также хранится в архиве работодателя 50 лет. Это позволит при необходимости восстановить прежние записи и найти трудовую книжку бывшего сотрудника.
Период хранения трудовой книжки зависит от срока работы её владельца. По общему правилу, документ находится на хранении у работодателя, пока сотрудник выполняет трудовую функцию. Исключением является работа на основании гражданско-правового договора или работа по совместительству.
Хранение трудовой книжки ответственным лицом
Порядок ведения и хранения трудовых книжек предусматривает назначение одного или нескольких кадровых специалистов, уполномоченных работать с этими документами. На практике небольших предприятий на эту должность назначаются работники из других отделов. Работодатель самостоятельно выбирает ответственное лицо, после чего издает Приказ о его назначении.
В таблице указанны штрафы за нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек
| Ответственное лицо | Размер штрафа |
|---|---|
| Должностное лицо или предприниматель | от 1 тыс. до 5 тыс. руб. |
| Юридическое лицо | от 30 тыс. до 50 тыс. руб |
| Предприниматель или юрлицо | приостановление деятельности на срок до 90 дней |
Если меняется сотрудник, отвечающий за хранение трудовых книжек, то составляется передаточный акт. Его содержание:
- Количество оформленных трудовых книжек;
- Перечень владельцев бланков;
- Реквизиты документов;
- Подпись бывшего уполномоченного сотрудника и принявшего работника.
Если в сейфе отсутствуют трудовые книжки, которые должны находиться на хранении, составляется отдельный акт.
Про ведение трудовых книжек подробно рассказано в ролике
Выдача трудовой книжки
Передача трудовой книжки может производиться только после подписания Приказа об ответственности. Назначенное ответственное лицо регулярно отчитывается перед работодателем по вопросам хранения трудовых книжек, если произошли изменения.
Выдача трудовой книжки на руки работнику допускается только при его увольнении. В других случаях оформляется выписка или выдается копия, заверенная подписью ответственного лица.
Изменение условий труда
Калькуляторы
Новости
Оплата труда
Остальное
Ответственность работодателя
Отпуск
Прием на работу
Справки и документы
Судебная практика
Андрей В.
В организации был пожар. Кто будет восстанавливать стаж и трудовые книжки работникам?
Наталья Гущина Автор
Здравствуйте. Работодатель должен всеми возможными способами оказывать гражданам содействие в восстановлении трудовых книжек и получении документов, подтверждающих стаж его работы. Если документально подтвердить факт работы невозможно, он устанавливается с помощью показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя.
Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в суде. И уже на основании этого акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.
Ирина
Я недавно утроилась в компанию, исп.срок прошел. Я студент предпоследнего курса. ПЕРЕД УХОДОМ В ОТПУСК РУКОВОДИТЕЛЬ ОТДЕЛА ПЕРСОНАЛА отдала мне ключ от сейфа где хранятся трудовые книжки и печать организации. При этом со мной не составляли акт передачи и не составляли приказ о ведении и хранении трудовых книжек.Когда она вернулась в тот же день я отдала ключ, но она не взяла и сказала что бы я оставила у себя. Мне приходилось пользоваться сейфом только в случае когда водитель организации два раза в день в документах ставил печать. Это доверие или могут подставить или привлечь к чему нибудь?
Наталья Гущина Автор
Подставить или привлечь вас не смогут. Это доверие. Если сотрудник организации не подписывал договор о личной материальной ответственности и не является материально ответственным лицом, его нельзя уволить на основании утраты доверия. Такое увольнение суд признает необоснованным.
Татьяна Олеговна
Здравствуйте, подскажите у нас трудовые книжки вложены в личные дела и хранятся в несгораемом шкафу, это будет грубым нарушением при проверке?
Наталья Гущина Автор
Главное, что они хранятся в несгораемом шкафу, а вложены они в личные дела или просто сложены в коробки значения не имеет.
Оксана Ж.
Здравствуйте! Если трудовые хранятся временно, до передачи в отдел кадров (другой офис), то какие требования к хранению трудовых?
Наталья Гущина Автор
Нормативные акты, регламентирующие данную сферу работы, не содержат четких указаний относительно оснащения места, где хранится трудовая книжка работника. Однако на практике рекомендуется приобрести для этих целей специальный несгораемый сейф, ключи от которого будут переданы ответственному специалисту.
Ольга
Здравствуйте, я работаю в г. Ханты-Мансийске, всем сотрудникам разослали уведомления о передаче трудовых книжек в Хабаровск, законно ли это? Текст уведомления -«Уведомляем Вас о том, что в соответствии с Приказом «О введении централизованного кадрового учета работников Филиала Западно-Сибирский ПАО Банка «ФК Открытие» от 12.09.2017 г. № 2499-ВА в срок до 30.09.2017 г. Ваша трудовая книжка будет передана для ведения, хранения и учета в Управление кадрового администрирования Западно-Сибирского и Дальневосточного федеральных округов Департамента кадрового администрирования (местонахождение – город Хабаровск).
Наталья Гущина Автор
Да, это является законным, поскольку кадровое администрирование автоматизирует управление движением персонала и учет кадров. Программа опирается на действующее законодательство и стандартизирует задачи кадрового администрирования.
Петр (Ростов-на-Дону)
Добрый день. Вопрос: Где должны храниться трудовые книжки работников предприятия, если управляющая компания (другое юр. лицо) находится в другом городе?
Наталья Гущина Автор
Трудовая книжка долга находиться в главном офисе, то есть она должна быть отправлена по почте в другой город.
Юлия (Томск)
Можно ли допустить хранение трудовых книжек у работника на руках?
Наталья Гущина Автор
Никаких трудовых книжек у работников на руках быть не должно. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя .
Алина
Здравствуйте.
Если трудовую книжку работодатель хранил но не оформил меня официально какие претензии могу я предоставить работодателю?
Наталья Гущина Автор
Трудовой договор заключается в письменной форме в течение 3 дней после того, как работник приступил к работе. (статья 67 ТК РФ).
Запись в трудовую книжку работодатель должен внести в течение пяти дней.
Не оформление сотрудника надлежащим образом регулируется статьей 5.27. Нарушение трудового законодательств а и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права:
«Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, — влечет наложение административно го штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предприниматель скую деятельность без образования юридического лица, — от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.»
При крупном нарушении возможно административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Поэтому, если работодатель не хочет оформлять официально трудовые отношения с работником, то вы вправе обратиться с жалобой в трудовую инспекцию, прокуратуру или судебные органы.
Для этого необходимо собрать всю информацию и доказательства того, что вы работали у данного работодателя:
1. Любые документы или копии, которые могут быть связаны с принятием на работу: приказ о приеме на работу, трудовой договор, подписи под локальными нормативными актами. Такая возможность есть, если оформление было произведено не полностью, например, был подписан трудовой договор, но отсутствует запись в трудовой книжке.
2. Документы, подтверждающие выполнение работы: различные приказы; доверенности; исполнительные документы, в которых есть подпись сотрудника.
3. Свидетельские показания: сотрудники, клиенты, которые могут подтвердить, что видели работника выполняющим трудовую функцию.
Иван
Здравствуйте.
Скажите, материально ответственное лицо имеет ли право забрать трудовую книжку до момента увольнения?
Наталья Гущина Автор
Нет, в соответствие с Трудовым кодексом работодатель обязан выдать трудовую книжку в день прекращения трудового договора.
В последний день работы материально ответственного лица, ему нужно выдать трудовую книжку, документы, связанные с работой, нужные справки по запросу сотрудника, а также все причитающиеся ему суммы выплат.
К таковым относятся компенсация за отпуск, заработная плата. Если во время двухнедельной отработки сотрудник не был на работе по причине своей болезни, отказать в увольнении ему не могут. Увольнение сотрудника нужно провести приказом. Отсутствующий сотрудник может дать свое согласие на проведение инвентаризации.