Правила оформления и образец книги учета движения трудовых книжек

Сотрудник, оформляясь на работу, сдает трудовую работодателю. Он должен организовать учет документов. Именно для этого предназначена книга учета движения трудовых книжек. Обязанности за ее заполнение возлагаются на подразделение, занимающееся кадровыми вопросами.

Какая информация фиксируется в книге

В журнал учета трудовых книжек вписывается информация о трудовых всех физических лиц, которые трудоустроены в организации. Вносит информацию в книгу ответственный сотрудник, который документально оформляет прием на работу и увольнение в организации. Это может быть специалист по кадрам, бухгалтер, делопроизводитель или любое другое лицо, назначенное соответствующим приказом руководителя.

Ответственный сотрудник обязан вносить в книгу такие сведения:

• принятие трудовой книжки от сотрудника, оформляемого на предприятие;
• оформление книжки для работника, который трудоустраивается впервые;
• оформление дубликатов трудовых;
• выдача вкладышей;
• возврат под роспись книжки при увольнении.

Оформление книги учета движения трудовых книжек

Книгу нужно оформлять, соблюдая следующие требования:

• Книга должна быть с твердым переплетом, чтобы сохранять свой внешний вид во время всего срока использования (до полного заполнения).
• На обложке пишется наименование работодателя, даты начала и окончания записей, а также номер пломбы.
• Листы должны быть оформлены согласно форме, которая была утверждена Постановлением Минтруда РФ № 69от 10.10.2003г.
• Каждая страница обязательно пронумеровывается (допускается нумерация листов).
• Книга прошивается, а скрепление нитей фиксируется сургучной печатью. Ее нельзя заменять бумажной наклейкой. Сургучная печать для книги учета трудовых книжек должна быть выполнена в виде индикаторного устройства однократного использования и соответствовать ГОСТ 31282-2004.
• На последней странице, возле сургучной печати делается завершительная надпись: количество листов (цифрой и прописью), дата начала ведения книги, ФИО и должность уполномоченного лица.

Эти требования актуальны для всех предприятий, независимо от форм собственности.

Все записи в книге ведутся шариковой ручкой.

Запрещено применение корректирующей жидкости. При допущении ошибки ответственный сотрудник должен перечеркнуть строку и рядом сделать отметку, что запись недействительна. Также информация об исправлениях указывается на обратной стороне титульного листа.

После заполнения книга хранится у ответственного сотрудника до того момента, пока не будут возвращены все трудовые, информация о которых есть в книге. Далее она хранится в архиве до 75 лет.

Образец журнала учета движения трудовых книжек

Содержание граф журнала регистрации трудовых книжек

Содержание страниц журнала имеет строгую форму. Они имеют следующие графы:

1 – номер записи п/п;
2, 3, 4 – дата оформления и внесения информации в трудовую книжку или вкладыша по стандартам указания дат в служебных документах – арабскими цифрами. Дата оформления на работу и заполнения трудовой могут быть разными, так как, согласно статьи 66 ТК РФ, работодатель делает запись в том случае, если работник проработал у него больше 5 дней. В такой ситуации целесообразно указывать дату приема на работу;
5 – ФИО работника полностью (указывать инициалы запрещено);
6 – серия и номер трудовой;
7 – должность собственника трудовой книжки (если в дальнейшем сотрудник переходит на другую должность, запись в книге не изменяется);
8 – наименование предприятия и структурного подразделения, где этот сотрудник работает;
9 – номер и дата приказа о приеме на работу;
10 – ФИО и подпись лица, ответственного за принятие и заполнение трудовой книжки;
11 – сумма средств, оплаченная владельцем книжки в случае ее оформления на предприятии, а также сумма за вкладыши, если в них возникла необходимость. При отсутствии такой оплаты в графе ставится прочерк;
12 – дата возврата трудовой книжки владельцу, если он уволился с предприятия;
13 – подпись владельца книжки, если она уже была возвращена.

Подробно о том, как заполнять книгу учета движения трудовых книжек смотрите в видео

Если в последний рабочий день сотрудник не находится на рабочем месте, то ему отправляется письмо с уведомлением о необходимости забрать трудовую лично или дать согласие на отправку почтой. Копия этого письма вкладывается в книгу. Также в 12-13 графах указывается дата отправки трудовой по почте и номера соответствующих почтовых квитанций.

Если в период работы в организации сотруднику был выдан вкладыш, то он должен расписаться при увольнении также и за его получение (или ставится отметка об отправке по почте).

Наличие книги контролируется трудовой инспекцией. Если она отсутствует, работодателю могут выписать штраф в сумме до 70000 рублей (статья 5.27 ТК РФ).