Правила ведения и выдачи трудовых книжек в 2019 году

Трудовая книжка представляет собой документ строгой отчетности, содержащий сведения о трудовой деятельности лица. Она является возможностью получения представления о гражданине, как о будущем работнике – узнать о его поощрениях и наградах, трудовом стаже, прежних местах работы и т.д.

Важно! Правила ведения трудовых книжек в РФ в 2019 году регламентированы ПП РФ №225 от 2003 года.

Инструкция по правильному ведению трудовых книжек

Ведение и хранение трудовых книжек – это обязанность работодателя. Если гражданин работает одновременно у двух работодателей, то документ находится у руководителя по основному месту деятельности. Выполнение сотрудником трудовой функции более 5 дней является основанием для внесения соответствующей записи в трудовую книжку.
В трудовую книжку подлежит внесению такая информация:

  1. О сотруднике: полные ФИО, дата рождения, наличие образования, специальность.
  2. О работодателе: наименование предприятия, его организационно-правовая форма.
  3. О трудовой деятельности: прием на работу, поощрения, перевод с согласия работника на другую должность, увольнение.

Инструкция по ведению трудовых книжек, введенная в действие приказом Министерства Труда РФ №69 от 2003 г., обязана для соблюдения всеми работодателями.

Подробно о заполнении трудовых книжек рассказывает специалист

Оттиск, печать и подпись

Работодателем назначается сотрудник, уполномоченный вести хранение и ведение, т.е. внесение информации в трудовые книжки работников. После каждой оформленной записи он должен ставить печать или оттиск (в зависимости от содержащейся в ней информации).

Больше информации о правилах заполнения трудовой книжки здесь.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек устанавливает, что оттиск проставляется только при расторжении трудового договора. При внесении других записей достаточно печати и подписи самого сотрудника, которая будет свидетельствовать об оповещении работника о новых данных в его трудовой книжке.

Печать используется в качестве удостоверения подписи работодателя либо уполномоченного им должностного лица. В книжке проставляется только основная печать, использование кадровой запрещается (исключением не являются даже крупные предприятия).

Исправление ошибок

Порядок ведения трудовых книжек в РФ тщательно регламентирован. Законодателем устанавливаются процедура исправления ошибок – запрещается зачеркивать сведения, их можно признать недействительными или аннулировать.

Полезная информация
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Иной порядок касается исправления ошибок при оформлении титульного листа. На практике испорченный бланк уничтожается, о чем оформляется соответствующий документ. Его форма не установлена законодателем, поэтому акт об уничтожении составляется руководителем самостоятельно.

Несколько нюансов:

  • Если не был составлен акт об уничтожении испорченного бланка, то неправильно указанную информацию можно зачеркнуть и указать правильные сведения;
  • При зачеркивании личных данных, необходимо на обратной стороне титульного листа записать реквизиты документа, выступающего основанием для внесения изменений;
  • Если ошибки были допущены работодателем по предыдущему месту работы, то исправления осуществляются новым руководителем.

Если работник осуществляет трудовую функцию по совместительству, то он должен представить соответствующий документ основному работодателю. Сведения о том, что он трудоустроен еще в другой организации, будут вноситься по основному месту работы.

Законодательством не оговаривается конкретного срока, в который должна вноситься запись об осуществлении деятельности по совместительству. Однако основной работодатель может отказать сотруднику об указании этих сведений в трудовой книжке при наличии документа, подтверждающего наличие у него дополнительной работы.

На ведение трудовых книжек может быть назначен сотрудник отдела кадров или бухгалтер согласно приказу. Трудовыми договорам, оформлением приказов на сотрудников и ведением трудовых книжек обычно занимается кадровая служба. Однако в малых организациях если такой отдел отсутствует, их обязанности могут возлагаются на главного бухгалтера.

Оформление дубликата и вкладыша

Вкладыш используется для продолжения трудовой книжки, если закончились свободные страницы. Он выдается работодателем, пришивается в конце документа и заполняется аналогично трудовой книжке.

Если трудовая книжка была утеряна, то работнику необходимо оформить дубликат. Для этого требуется обратиться непосредственно к работодателю. Он обязан выдать дубликат, в который будут внесены сведения о трудовом стаже сотрудника. Однако для того, чтобы завести новую трудовую книжку, потребуются документы, подтверждающие утерю предыдущего.

О том, как восстановить трудовую книжку читайте в этой статье https://otdelkadrov.online/4865-poryadok-vosstanovleniya-trudovoi-knizhki-oformlenie-ee-dublikata

Дубликат включает в себя такие же сведения о полученных наградах, званиях и поощрениях. Для указания этих данных, работнику необходимо представить соответствующие документы.

Положение о ведении трудовых книжек предусматривает правила их выдачи. Так, работник может получить документ только при расторжении трудового договора с работодателем. Во всех остальных случаях кадровым специалистом выдается только выписка из трудовой книжки или заверенная ксерокопия документа.

Мы готовы ответить на возникшие вопросы — задавайте их в комментариях

Сергей В.

Здравствуйте.! Должна ли соответствовать дата приема на работу (увольнения ) и дата оформления приказа? Или возможен разброс в несколько дней?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Добрый день. Приказ о приеме на работу должен быть издан не позднее даты приема, а приказ об увольнении не позднее дня увольнения.

Марина Дмитриевна

Если трудовую книгу подписывает директор и главный бухгалтер в одном лице, как правильно поставить подпись?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Добрый день. Главный бухгалтер не должен ставить свои подписи в трудовой книге. В ней ставит подпись или директор или работник отдела кадров.
Вообще главный бухгалтер никакого отношения к заполнению трудовой не имеет, но на многих предприятиях бухгалтер выполняет работу и кадровую. В таком случае ставятся 2 одинаковые подписи напротив должностей.

Людмила К.

Кто имеет право на изъятие трудовых книжек из отдела кадров?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Трудовая книжка может выдаваться только самому сотруднику и только при увольнении, а также в этом же случае по доверенности любому указанному в нем лицу.

Ирина Федоровна

Здравствуйте! Я руководитель бюджетного учреждения. Уволила техничку на основании п.3 ст.77 ТК РФ., но так как она была осуждена, и 2 года не имеет права занимать определенные должности. В трудовой книжке я это не указала. В трудовой книжке сделана запись о приеме на работу другим работодателем. По представлению Прокурора я должна принять меры к устранению выявленных нарушений. Как правильно исправить и внести запись о том, на каком основании и на какой срок и какую должность работник лишен права занимать определенные должности?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

При увольнении сотрудника на любом основании вносится такая запись. Вносится она перед записью об увольнении. Ставится порядковый номер, дата такая же, как при увольнении, и далее запись, например: «Лишён права заниматься педагогической деятельностью на три года с 11.08.2015», в столбце наименование документа «Приговор Басманного районного суда Города Москвы от 30.07.2015».

Татьяна Игоревна

На титульном листе трудовой книжки исправлена дата рождения с указанием свидетельства о рождении. Исправление внесено на последнем месте работы, т.к. предприятие, где выдана тр. книжка ликвидировано. В ПФ РФ эту тр. книжку для назначения пенсии по инвалидности не принимают из-за исправления и требуют доказать её принадлежность через суд. Что делать?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Добрый день! В вашем случае многое зависит от того, были ли документы ликвидированного учреждения сданы на хранение в архивное учреждение. В данной ситуации можно воспользоваться сайтом http://www.rusarchives.ru.

Существует интернет-путеводитель по архивам России http://www.guides.rusarchives.ru, который позволяет производить поиск по 31 федеральному и 49 региональным архивам и включает в себя порядка 140 тысяч архивных фондов. Если же документы не были сданы, то вам действительно предстоит долгий судебный процесс.

Scroll to Top