Порядок действий и образец трудовой книжки при смене фамилии

При изменении фамилии необходимо внесение изменений во все личные документы: паспорт, водительское удостоверение, банковский счет, трудовую книжку и т. п. Исправления в большинстве документов (например, в паспорте) не разрешено, поэтому в этом случае нужно обменивать документ. Другое дело – трудовая книжка, она не подлежит замене. Здесь допускается корректировка. Рассмотрим, как при изменении фамилии корректируется запись в трудовой книжке.

Документы, необходимые для исправления

Для того чтобы сотрудник отдела кадров смог исправить фамилию в трудовой, работник должен представить документ, в котором указана причина смены фамилии, и гражданский паспорт с новыми данными.

Перечень исходных документов:

• свидетельство о заключении брака;
• св-во о расторжении брака;
• иные документы, выданные государственными органами РФ.

Сведения об исходнике должны быть занесены в трудовую книжку.

Процедура корректировки личных данных

Внести изменения в трудовую должен тот работодатель, во время работы у которого произошла перемена фамилии сотрудника. Если же по каким-либо причинам это не было сделано, то исправления вносятся следующим работодателем данного гражданина.

Работник должен уведомить о смене фамилии отдел кадров или, если компания небольшая, непосредственно работодателя. Сотрудник должен письменно или устно известить руководство о смене фамилии, представить все необходимые документы и их ксерокопии. Подача письменного заявления не является обязательной, но может быть регламентирована внутренними актами организации. После этого выпускается приказ, на основании которого в трудовую вносится корректировка (Постановление правительства №225 от 16.04.2003 года).

Делается это следующим образом:

• недействительная фамилия вычеркивается одной чертой, а рядом (в этой же строке или над ней) пишется новая;
• на первом развороте слева, на внутренней части обложки трудовой книжки, вписываются реквизиты документа-основания (номер, серия, дата выдачи). Заверяется данная информация подписью (с расшифровкой) сотрудника, вносившего изменения, и печатью организации.

Для наглядности можно посмотреть образец корректировки:

Образец записи в трудовой книжке об изменении фамилии

Копии документов, представленных для исправления фамилии, заверяются начальником отдела кадров (или руководителем организации) и вкладываются в личное дело работника.

Смена фамилии в прочих рабочих документах

Заполнение трудовой книжки при смене фамилии – это лишь часть необходимых действий, корректировке подлежат и другие индивидуальные рабочие формуляры сотрудника.
Это следующие документы:

• личное дело,
• карточка формы Т-2,
• счет сотрудника формы Т-54,
• табель рабочего времени,
• график выхода сотрудников в отпуск,
• платежные ведомости и прочие бухгалтерские документы.

Подробно о том, как внести изменения в трудовую книжку

Последствия отсутствия корректировки фамилии в трудовых документах

Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества или вследствие других причин – обязанность отдела кадров, но инициировать это должен сам сотрудник путем устного или письменного заявления об этом. Если работник не предоставит информацию для изменения своей фамилии в трудовой книжке, то это может иметь негативные последствия. Дело в том, что документы с неактуальными персональными данными перестают быть действительными.

Простой пример: гражданка Иванова после замужества не сочла нужным подать заявление на корректировку фамилии в трудовой книжке. Спустя год она вышла на пенсию. Сотрудники Пенсионного фонда не смогли своевременно оформить ей пенсионное пособие ввиду несоответствия фамилий, указанных в ее гражданском паспорте и трудовой книжке. Ситуация разрешилась лишь спустя несколько месяцев, после долгого разбирательства и приведения документов в порядок.