Пошаговая инструкция по расчету и порядок удержания отпуска использованного авансом, при увольнении работника

Трудовое законодательство гарантирует каждому работнику право на ежегодный отдых от своей трудовой деятельности. Отпуск должен предоставляться работнику в размере не менее 28 дней за 1 рабочий год.

Как появляются отпуска авансом

По общему правилу, новому работнику предоставляется отпуск по истечении 6 месяцев работы. Но по соглашению с нанимателем этот срок может быть сокращен. То есть сотрудник, не отработав 1 год, за который положен отпуск, получает оплачиваемый отдых авансом.

В результате, если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется, он должен возвратить полученные отпускные.

Такая же ситуация может возникнуть и в последующие годы работы, когда закон вообще не регламентирует срок необходимой отработки за год для получения полного отпуска. В итоге уже через месяц работы в отчётном году, работник может уйти в оплачиваемый полный отпуск. В некоторых случаях, когда между работником и нанимателем существуют доверительные отношения, возможно предоставление отпуска даже за будущий год.

Чем опасен для работодателя отпуск авансом

Наниматель рискует, предоставляя работнику отпуск заранее. Дело в том, что сотрудник может воспользоваться своим правом уволиться во время или сразу после отпуска, в то время как наниматель оплатил ему все дни отпуска, предусмотренные за целый год работы.

В соответствии со ст.137 ТК работодатель имеет право удержать с сотрудника, уволившегося до окончания полного рабочего года, за который он получил отпускные, излишне уплаченные ему денежные средства. В то же время удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск происходит с некоторыми затруднениями.

Статья 138 ТК запрещает производить с работника удержания, превышающие 20% его заработной платы. Эти требования распространяются и на окончательный расчёт с работником при его увольнении. То есть, если сумма отпускных будет составлять больше 20% расчётного, наниматель рискует не получить её обратно.

Этот вопрос можно решить двумя способами.

Обратите внимание
Работодатель также вправе удерживать отпускные по решению исполнительного производства, при отзыве из отпуска и при неверно начисленных суммах. Подробнее читайте на нашем сайте здесь
  • Работник добровольно возвращает нанимателю оставшуюся сумму отпускных за неотработанные дни отпуска. Работодатель не может давить на сотрудника или угрожать ему отказом в увольнении при невыплате оставшейся части отпускных, так как это право, но не обязанность работника.
  • Наниматель обращается в суд за удержанием оставшейся части отпускных. Сделать это можно только при следующих обстоятельствах:
    1. При расчёте отпускных работнику была совершена ошибка, из-за чего он получил большую сумму, чем ему полагалось;
    2. Работник признан в судебном порядке виновным в простое компании;
    3. Излишние отпускные были начислены сотруднику по его вине.

В остальных случаях расчёт при увольнении, если отпуск использован авансом, производится в общем порядке с удержанием максимум 20% от общей суммы выплат при расторжении трудового договора.

Когда не производится удержание за отпуск, предоставленный авансом

Закон предусматривает случаи, когда наниматель вообще не может производить удержание за неотработанные дни отдыха. К ним относятся следующие основания увольнения работника:

  1. Отказ от перевода на другую должность, который необходим ему по медицинским показаниям;
  2. Прекращение действия организации или ИП;
  3. Сокращение численности или штата работников;
  4. Для директора, главного бухгалтера организации – смена собственника компании;
  5. Увольнение в связи с призывом в армию;
  6. Восстановление по решению суда или КТС на рабочем месте сотрудника, ранее занимавшего эту должность;
  7. Инвалидность работника или другое заболевание, делающее его неспособным трудиться (подтверждается медицинским документом);
  8. Смерть сотрудника или нанимателя – физического лица.

Пошаговая инструкция

Для удержания за использованный авансом отпуск при увольнении работодателю нужно выполнить следующие шаги.

  • Определиться с суммой излишне уплаченных отпускных. Для этого нужно определить сколько полных месяцев, за которые сотруднику положен отпуск, он отработал в компании. В итоге должно получиться целое число, поэтому, если человек отработал меньше 14 дней месяца – его отбрасывают, а если больше – округляют до целого месяца. Полученное число умножают на 2,33 (28 дней / 12 месяцев). Результат будет равен количеству дней отдыха, которые сотрудник заработал. Подробнее о расчете отпуска при неполном отработанном месяце — читайте здесь https://otdelkadrov.online/7504-skolko-dnei-otpuska-polagaetsya-za-odin-mesyats-raboty-primery-raschetov

    Затем из фактически предоставленных дней отпуска вычитают полученное число. Так определяют количество дней, за которые нужно удержать отпускные. Сумма удержания определяется исходя из среднедневного заработка работника.

  • Издание приказа на удержание. В документе нужно отразить распоряжение работодателя на удержание конкретной суммы с работника за необработанные дни отпуска при увольнении. Так как по закону согласие сотрудника на такое удержание не требуется, то соответствующая отметка для работника в приказе не нужна. Однако он должен быть ознакомлен с документом под роспись.
  • Сделать перерасчёт в отчётных документах. Если работник отгулял отпуск авансом и увольняется, то переплата отпускных, не является ошибкой организации, поэтому вносить изменения в налоговую отчётность нет необходимости. Декларацию по налогу на прибыль заполняет с учётом того, что переплаченные отпускные относятся к внереализационным доходам.

    В отчёте по ЕСН и пенсионным отчислениям налоговая база того периода, когда произошло удержание отпускных, уменьшается на сумму удержаний.

Задавайте свои вопросы в комментариях к статье и получите ответ специалиста

Марина Андреевна

Здравствуйте я использовала все отпускные дни и уволилась, должны ли мне сделать перерасчёт ещё с работы или ничего не должны???

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Здравствуйте. При прекращении трудового договора с работником работодатель обязан в день его увольнения выплатить работнику все причитающиеся ему суммы, в т. ч. за все неиспользованные отпуска (ст. 140 и 127 ТК РФ). В то же время при наличии задолженности работника перед работодателем последний имеет право удержать, во-первых, суммы, на удержание которых работник дал согласие, во-вторых, суммы, удержание которых возможно без согласия работника, то есть на основании «буквы закона». Если работник увольняется до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск «авансом», работодатель имеет право удержать из его заработной платы сумму за неотработанные дни отпуска, за исключением определенных случаев ст. 137 ТК РФ.

Александр Викторович

Здравствуйте, Подскажите пожалуйста, удержания за использованный авансом отпуск при увольнении обязательно сделать? Если не делали, является это ошибкой или нарушением и что за это наказание предусмотрено?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Удержания должны быть сделаны, так как сотрудник по сути дела отпуск не заработал. Данные средства можно взыскать в судебном порядке, ведь в соответствии с частью 2 статьи 248 и 391 ТК РФ с работника в судебном порядке может быть взыскан ущерб, причиненный работодателю.

То что вы не удержали средства является грубой ошибкой, работодатель может вас привлечь к дисциплинарной и материальной ответственности .

Галина Николаевна

Здравствуйте! Ситуация следующая. Работаю в школе, из отпуска вышла 23 августа, 29 написала заявление на увольнение по собственному. Отработка необязательна, пенсионерка. Директор попросила подождать пару дней пока найдет замену. Теперь говорит, что надо отработать,т.к. я пришла работать в январе 5 лет назад и тогда отгуляла весь отпуск. Теперь я должна эти дни. Права ли она? Заранее спасибо.

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Вы не должны ничего отрабатывать, так как вы может написать заявление сразу же, как только получили право уйти на пенсию. Увольнение пенсионера по собственному желанию без отработки в 2017 году – это льгота, гарантированная ему трудовым кодексом.

Даниил (Таганрог)

День добрый, я работаю в ведомственной пожарной охране на заводе Бериева в Таганроге и столкнулся с проблемой по отпуску. Наш начальник уже третий год составляет график сам без нашего согласия и пожелания, то есть ставит нам месяца в основном зима и осень, делить отпуск не разрешает, говорит, что производственная необходимость. Как и что я могу сделать в этой ситуации согласно трудового законодательства? Заранее спасибо.

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Но делить отпуска на части можно только по соглашению сторон (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).

В целях исключения споров по поводу учета (не учета) мнения работников при сборе записок работников, оформлении результатов опроса работодатель должен закрепить такую записку подписью работника. Мнение работника не всегда может быть учтено в силу различных производственных обстоятельств, т.к. предоставление отпусков не должно нарушать нормального хода работы организации.

Как только руководитель организации поставил свою подпись в графе утверждения, справедливость или несправедливость графика не обсуждается и любой бойкот со стороны работника, который принимал участие в его составлении, будет квалифицироваться, как нарушение работником трудовых обязанностей, со всеми вытекающими правовыми последствиями.
Увы, закон не на вашей стороне.

Виталий Игоревич

При увольнении по собственному желанию работодатель не удержал 20% за оплаченный отпуск авансом, а при выплате 13 ой заплаты премии по итогам года удерживает эту сумму. Законно ли это?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Добрый день. Окончательный расчет с работником производится в день увольнения, поэтому такое удержание незаконно. Средства могут быть удержаны только на основании Вашего личного заявления.

Даша (Киров)

Здравствуйте, я хочу уйти в отпуск по статье 260 ТК РФ, сроком на 28 дней, но накопились у меня только 11, по истечению отпуска по уходу за ребенком, при увольнение работодатель, что-то сможет с меня удержать?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

В том случае, когда работник увольняется до окончания того рабочего года, за который ему уже был предоставлен отпуск, у работодателя появляется право (но не обязанность) удержать часть оплаты этого отпуска, соответствующую неотработанным дням, за исключением случаев, когда удержание запрещено (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Борис Матвеевич

Я выхожу на пенсию, а отпуск отгулял авансом, в этом случае с меня будут производиться какие-то вычеты?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Если вы не отработаете отпуск, который вам дали авансом, то в противном случае, у вас будут производиться вычеты.

Ирина Петровна

Добрый день.

Сотрудница взяла ежегодный отпуск с 25.05.2015 по 30.06.2015г. 3 дня авансом, затем ушла в декрет с 01.07.2015 по 17.11.2015 и в отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет с 18.11.2015 по 20.08.2018. Решила уволиться с 29.06.2018 обязательно ли удерживать 3 дня? Ведь зарплаты или других выплат мы ей не производим, как поступить? Спасибо.

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Сотрудница может вернуть излишне выплаченные отпускные только в добровольном порядке, внеся их в кассу предприятия.

Если работница откажется выплачивать данную сумму, то у работодателя не получится взыскать деньги в судебном порядке (статья 137 ТК РФ, определение Верховного Суда РФ от 14.03.2014 №19-КГ 13-18).

Ольга

Я устроилась на работу в 2011 году в сентябре месяце. Сейчас я ушла в отпуск с 13.06.2018 г. на работу надо будет выходить 24.07.18 года, но выходить я не хочу я хочу уволиться, сколько я буду должна вернуть денег предприятию, получила отпускных 14999,98.

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

К сожалению, дать единственно верный ответ на ваш вопрос не представляется возможным из-за недостаточной информации. (нет информации о точной дате приема на работу, о количестве всех отпусков за 7 летний период работы, о количестве дней отпуска в год, выдаваемых вашим предприятием).

Если вы устроились на работу в сентябре 2011 года, то первый рабочий год у вас соответственно с 09.2011-09.2012, второй 09.2012-09-2013 гг. и т.д. За каждый рабочий год вам положен отпуск 28 календарных дней (28 дней- это минимум). Так, если вы относитесь к другой категории граждан, например учитель, который может претендовать от 42 до 56 дней отпуска в году, то и соответственно, расчет дней за год будет иным.

В вашем случае, необходимо поднять информацию о всех отпусках за прошедшие 7 лет, выяснить, какое количество отпуска выдавалось в каждый конкретный рабочий год, были ли отпуска, выплаченные авансом или наоборот, «неотгулянные» в определенном рабочем году и перенесенные на следующий год.

Попробуйте обратиться в бухгалтерию или отдел кадров своего предприятия с данным вопросом. Только они смогут дать вам нужный ответ.

Оксана

Уволилась до конца рабочего года, за который предоставлен отпуск, с меня требуют добровольный возврат денег за неотработанные дни. Правомерно ли это?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным пунктом 8 части первой статьи 77 или пунктами 1, 2 или 4 части первой статьи 81, пунктах 1, 2, 5, 6 и 7 статьи 83 настоящего Кодекса. Но, если при расторжении трудового договора расчетных средств для удержания будет недостаточно и вы добровольно откажетесь возвращать переплаченные отпускные, вернуть у работодателя данную сумму не получится даже в судебном порядке.

Полина Н.

Здравствуйте, если при расчете отпускных у сотрудника был средний дневной заработок меньше чем, когда происходил расчет компенсации отпуска использованного авансом. Как быть?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Добрый день.

Сумма отпускных за отпуск, использованный авансом, была рассчитана и выплачена исходя из среднего заработка на момент предоставления отпуска. Оставшуюся часть отпуска, точнее отпускные, Вы должны рассчитать исходя из среднего заработка на момент предоставления второй части отпуска. То, что отпуск был предоставлен авансом, никоим образом не должно отражаться на расчете.

Яна Степановна

Здравствуйте.

У меня такой вопрос. Сотрудник отработал в организации уже больше 5 лет. Ходил в отпуска как положено. В этом году ушел в отпуск раньше положенного, не отработав полностью рабочий год, сейчас увольняется можно ли удержать у него с з/п?

Наталья Гущина

Наталья Гущина Автор

Да конечно можете удержать. Трудовое законодательство предоставляет Вам право вычесть из заработной платы сотрудника ту сумму, которую он не отработал за отпуск. Из этого правила есть исключения, связанные с тем, что иногда работник лишается работы не по своей вине.

Scroll to Top